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Guide de dépôt d'un produit de recherche

Introduction

Ce guide vise à accompagner les utilisateurs dans la saisie des métadonnées et le dépôt de produits de recherche sur la plateforme UCLR, en respectant les bonnes pratiques FAIR (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable).

Champs obligatoires notés d’une (*), les autres champs sont optionnels, mais recommandés pour décrire au mieux le produit de recherche.

Etape 1 : Description, décrivez votre produit de recherche

Langue des métadonnées*

Ce champ désigne la langue principale utilisée pour les métadonnées d'un produit de recherche. Il renseigne la langue des informations descriptives (descriptions, titres, sous-titres etc.) du produit de recherche.

Recommandation :

  • L'usage de l'anglais dans l'écriture des métadonnées peut amplifier la visibilité de votre produit de recherche.

Remarques :

  • La langue des fichiers associés au produit de recherche peut être différente.
  • La langue des métadonnées ne peut pas être modifiée une fois le produit de recherche publié. Veillez donc à bien choisir celle-ci avant de valider.

Titre *

Ce champ est un élément de description fondamental. Il a pour objectif de fournir un nom clair et explicite pour identifier un produit de recherche. Il doit donner aux utilisateurs un aperçu immédiat du contenu et de la thématique de la ressource, facilitant ainsi la recherche et la découverte de l'information.

Il doit éviter les abréviations et privilégier une formulation compréhensible par des personnes non expertes du domaine concerné.

Recommandations :

  • Représentatif : Réfère directement au contenu ou à l’objet principal de la ressource.
  • Concision: N'est ni trop long, ni trop vague (10 à 15 mots, max de 255 caractères).
  • Clarté : Accessible à un large public sans jargon technique excessif.

Exemples : "Cartographie des zones humides en France en 2023", "Enquête sur les pratiques culturelles en Europe en 2023", "Mesures de conductivité dans des solutions salines"

Sous-titre

Ce champ fournit des informations supplémentaires précisant le titre principal. Facultatif, il reste utile pour apporter des précisions contextuelles clarifier la portée, la méthode, ou le public cible de la ressource.

Recommandations :

  • Complémentarité : Apporte des précisions utiles sans redondance avec le titre
  • Clarté : Formulation simple et accessible
  • Pertinence : Ne contient que les éléments essentiels à la compréhension du contenu.

Exemples : "Analyse des transformations récentes des zones humides", "Pratiques culturelles et participation politique", "Variations de la conductivité en fonction de la concentration"

Description(s) *

Il est possible de dupliquer les champs suivants en cliquant sur : "Ajouter une description dans une autre langue"

Langue *

Ce champ permet d’identifier la langue du champ "Description" associé.

Recommandation :

  • Il est conseillé de fournir également une version anglaise de la description si les métadonnées sont en français. Cela accroît la visibilité des données et facilite leur découverte par une audience internationale.

Description *

Ce champ est un élément essentiel des métadonnées qui offre une description du produit de recherche pour en expliquer l’intérêt et la pertinence. Son objectif principal est de rendre l’importance générale et les avancées conceptuelles du travail facilement accessibles à un public large, en évitant au maximum les abréviations pour garantir la clarté. La description doit donner une vue d’ensemble de la nature du produit de recherche, de ses objectifs, du contexte de production, de la méthode d’acquisition, et des informations principales qu’il contient. Ce champ est limité à environ 300 mots pour assurer sa concision.

Recommandations :

  • Nature des données : Décrire le type de données collectées (par ex. données géospatiales, mesures environnementales, statistiques de santé).
  • Objectifs du produit de recherche : Expliquer la finalité principale du produit de recherche, en mettant en avant les questions ou les besoins auxquels il répond.
  • Contexte de production : Fournir des informations sur le cadre dans lequel les données ont été recueillies (ex. projet de recherche, projet européen, surveillance environnementale).
  • Méthode d’acquisition : Indiquer brièvement la méthode de collecte (ex. capteurs, enquêtes, simulations).
  • Informations principales : Résumer les données clés contenues et leur potentiel de réutilisation.
  • Il est conseillé de fournir une version anglaise de la description si les métadonnées sont en français pour élargir l’audience et visibilité à l’international.

Exemples :

Exemple 1 : Analyse des transformations récentes des zones humides

Description (FR) : « Ce produit de recherche documente les transformations récentes des zones humides dans plusieurs régions côtières et continentales de France, dans le cadre du projet WetlandsObserv. Les données ont été collectées entre 2018 et 2023 par des relevés de terrain et des imageries satellitaires, incluant des informations sur l’évolution de la surface, la qualité de l’eau et la végétation des zones humides. L’objectif de ce produit de recherche est de mieux comprendre l'impact des changements climatiques et des activités humaines sur ces écosystèmes fragiles. Les informations recueillies sont destinées à soutenir la gestion et la préservation des zones humides et peuvent être utilisées pour des analyses de tendances et des modélisations de scénarios futurs. »

Summary (EN): "This dataset captures recent transformations in wetlands across various coastal and inland regions of France as part of the WetlandsObserv project. Data were collected between 2018 and 2023 using field surveys and satellite imagery, covering surface area changes, water quality, and vegetation. The goal is to understand the impact of climate change and human activities on these fragile ecosystems. This dataset supports wetland management and conservation efforts and can be used for trend analysis and future scenario modeling."

Exemple 2 : Pratiques culturelles et participation politique

Description (FR) : « Ce produit de recherche explore les liens entre les pratiques culturelles et la participation politique en France, issu de l’enquête nationale CultuPol menée en 2021. Les données comprennent des informations sur la fréquentation des institutions culturelles (musées, théâtres, bibliothèques), la consommation de médias, et les habitudes de lecture, ainsi que sur l’engagement politique (participation aux élections, actions militantes). L’étude vise à analyser comment les pratiques culturelles influencent les attitudes politiques et les formes d’engagement citoyen. Ces données offrent une perspective unique pour des recherches en sociologie et en sciences politiques, et peuvent être réutilisées pour des études comparatives ou longitudinales. »

Summary (EN): "This dataset examines the relationship between cultural practices and political participation in France, based on the CultuPol national survey conducted in 2021. Data includes information on attendance at cultural institutions (museums, theaters, libraries), media consumption, reading habits, and political engagement (election participation, activism). The study aims to analyze how cultural practices influence political attitudes and forms of civic engagement. This dataset provides a valuable perspective for sociological and political science research and can be reused for comparative or longitudinal studies."

Exemple 3 : Variations de la conductivité en fonction de la concentration

Description (FR) : « Ce produit de recherche présente les variations de la conductivité électrique en fonction de la concentration de solutions salines à différentes températures. Les données ont été recueillies en laboratoire en 2022 dans le cadre du projet ConduSal afin de mieux comprendre la relation entre la concentration ionique et la conductivité dans des milieux aqueux. Ces données incluent des mesures de conductivité pour différentes concentrations de NaCl, KCl, et CaCl₂, dans une gamme de températures de 0°C à 50°C. Ce produit de recherche est pertinent pour des études en chimie physique et en ingénierie des matériaux, et il peut être utilisé pour des modélisations dans le domaine des capteurs ou des processus industriels. »

Summary (EN): "This dataset presents the variations in electrical conductivity as a function of saline solution concentration at different temperatures. Data were collected in a laboratory setting in 2022 as part of the ConduSal project to better understand the relationship between ionic concentration and conductivity in aqueous media. The dataset includes conductivity measurements for different concentrations of NaCl, KCl, and CaCl₂, across a temperature range of 0°C to 50°C. This dataset is relevant for studies in physical chemistry and materials engineering and can be used for modeling in sensor technology or industrial processes."

Dates

Production

Ce champ indique la date à partir de laquelle vous n’avez plus fait de modifications. Cela peut correspondre à l’année de collecte, à la date de fin de traitement, à la finalisation du code ou aux jours de l’expérimentation...

Recommandations :

  • Format : AAAA-MM-JJ HH:MM:SS ou AAAA-MM-JJ ou AAAA-MM ou AAAA
  • Dates antérieures à Jésus-Christ : Ajouter le code "BC" à la fin de la date

Temporalité

Ce champ précise la période couverte par le produit de recherche, c’est-à-dire l'intervalle de temps auquel les données font référence. Il indique la date de début et la date de fin de la période observée ou mesurée, offrant ainsi aux utilisateurs une idée précise de la plage temporelle sur laquelle le produit de recherche est valable.

Recommandations :

  • Format : AAAA-MM-JJ HH:MM:SS ou AAAA-MM-JJ ou AAAA-MM ou AAAA
  • Précision : Indiquer des dates aussi précises que possible, car la temporalité exacte aide les utilisateurs à comprendre l’actualité et la fiabilité des données.
  • Utiliser une période : Si les données couvrent plusieurs années ou cycles, indiquez la plage temporelle complète.
  • Absence de date : Il est possible de ne pas indiquer de date si elle est inconnue ou non pertinente.
  • Dates antérieures à Jésus-Christ : Ajouter le code "BC" à la fin de la date

Exemples :

Date de production : 2023 ou 2023-11-15 ou 2023-11-15 09:30

Temporalité : 300 BC ; 150 BC ou 2023-07-15 ; 2023-10-15

Etape 2 : Choisir son entrepôt

Un entrepôt de données de recherche (Data Repository) est une infrastructure destinée à héberger, conserver, rendre visibles et accessibles des données de recherche. Il se distingue d’un catalogue, qui se limite à référencer et exposer des métadonnées. Chaque entrepôt applique une politique spécifique de dépôt, de description et de diffusion des données. UCLR facilite cette phase de dépôt et alimente le catalogue en interne. Recommandé pour répondre aux exigences des financeurs en matière d’ouverture des données

Liste des entrepôts disponibles

Recherche Data Gouv

Accédez aux données sur Recherche Data Gouv

Recherche Data Gouv est un entrepôt national de données de recherche pluridisciplinaire à ambition internationale, géré par l’Etat (CNRS-Inist). Il est conçu pour assurer la pérennité, la visibilité et l’accessibilité des produits de recherche, quel que soit le domaine scientifique.

Pourquoi choisir cet entrepôt ?
  • Entrepôt généraliste : adapté à toutes les disciplines.
  • Interopérabilité : respect des standards de métadonnées pour une meilleur réutilisation.
  • Pérennité garantie : Obtention d’un DOI associé à votre produit de recherche, hébergé et maintenu par l’état.
  • Visibilité accrue : référencé dans les infrastructures nationales et internationales de la science ouverte.

Recommandations :

  • Idéal si aucun entrepôt disciplinaire spécifique n’est adapté à vos données
  • Convient aux chercheurs souhaitant un dépôt centralisé
  • Entrepôt par défaut recommandé par UCLR

Ressource : Accédez au guide de dépôt de Recherche Data Gouv

L'ajout des entrepôts Nakala, ODATIS : Sextant et Data.InDoRES est en cours de développement

Ces entrepôts s’inscrivent dans une démarche de partage et d'ouverture des données selon les principes FAIR.

Accédez aux ressources pour le choix d'entrepôts

Nakala

Accédez aux données sur Nakala

Nakala est un entrepôt spécialisé pour les Sciences Humaines et Sociales (SHS). Les champs de métadonnées, les thématiques et les licences sont ciblées pour les disciplines des SHS, avec le thésaurus ISIDORE.

Pourquoi choisir cet entrepôt ?
  • Entrepôt dédié aux SHS : conçu pour répondre aux besoins spécifiques des chercheurs en sciences humaines.
  • Réseau de partage dynamique : largement utilisé et reconnu par la communauté SHS.
  • Interopérabilité avancée : compatible avec des référentiels et infrastructures en SHS (ex : HumaNum).
  • Pérennité garantie : Obtention d’un DOI associé à votre produit de recherche garantissant un référencement stable.

Recommandation :

  • Idéal pour les chercheurs en SHS souhaitant un hébergement adapté à leur discipline.

Je souhaite décrire mon produit de recherche sans le déposer

Il est possible de ne pas déposer son produit de recherche dans un entrepôt mais de créer la fiche de métadonnées du produit de recherche pour rendre votre produit de recherche consultable sur le catalogue UCLR.

Recommandations :

  • Apportez un grand soin à la rédaction des métadonnées puisqu’elles seront la seule trace de votre produit de recherche sur le catalogue sans dépôt.
  • Identifiez une personne contact pérenne vers qui les utilisateurs pourront s’adresser s’ils veulent obtenir plus d’informations sur le produit de recherche.

Remarque : vous pouvez rédiger votre fiche de métadonnées dès maintenant et ajouter votre produit de recherche en dépôt ultérieurement.

Accédez à la FAQ

Etape 3 : Sujet

Type de contenu*

Ce champ permet de renseigner les différents types de fichiers afin de caractériser la nature de la ressource dans le catalogue.

Recommandations :

  • Choisissez le type principal ou le plus adapté à votre dépôt.
  • La plupart des enquêtes sont classées comme "produit de recherche", mais elles peuvent être accompagnées de fichiers de type "Texte" (rapport d’analyse) ou "Audiovisuel" (entretiens enregistrés)

Remarque : la liste des types de contenu déposables est issue de Recherche Data Gouv, adaptée à partir de Datacite.

Domaines(s)*

Ce champ indique le(s) domaine(s) spécifique(s) du produit de recherche. Il est obligatoire et permet de classifier les produits de recherche selon des catégories bien définies, facilitant ainsi leur recherche et leur utilisation. En fournissant des informations sur les domaines d'application, ce champ contribue à une meilleure organisation des données dans les entrepôts et à leur découverte par les utilisateurs.

Recommandations :

  • Sélectionnez tous les domaines pertinents pour assurer une description complète et précise du produit de recherche.
  • Le premier domaine sélectionné sera utilisé pour illustrer le jeu de donnée dans le catalogue.
Liste des domaines
  • Affaires et gestion : Etudes sur l’administration des entreprises, la finance, la comptabilité, le marketing, la gestion des ressources humaines et l’organisation des institutions publiques et privées.

Exemples : Stratégies d’entreprise, gestion des risques, économie d’entreprise, innovation organisationnelle.

  • Arts et Sciences Humaines : Disciplines étudiant la culture, l’histoire, la philosophie, la linguistique et l’expression artistique.

Exemples : Archéologie, histoire de l’art, musique, littérature, études culturelles, langues, éthique.

  • Astronomie et Astrophysique : Etude des phénomènes célestes, de la structure et de l’évolution de l’univers.

Exemples : Observation des exoplanètes, étude des trous noirs, analyse des ondes gravitationnelles.

  • Chimie : Etude de la composition, des propriétés et des transformations de la matière à différentes échelles.

Exemples : Chimie organique, chimie analytique, chimie des matériaux, biochimie.

  • Droit : Étude des systèmes juridiques, des réglementations et de l’évolution des lois à travers le temps et les sociétés.

Exemples : Droit pénal, droit international, droit des affaires, droit environnemental.

  • Informatique et Sciences de l'Information : Développement et application des technologies de l’information, y compris l’intelligence artificielle et la cybersécurité.

Exemples : Algorithmes, bases de données, réseaux, programmation, science des données, traitement du signal.

  • Ingénierie : Applique des principes scientifiques et techniques à la conception et à l’amélioration de systèmes et de technologies.

Exemples : Génie civil, génie électrique, génie mécanique, ingénierie des matériaux.

  • Médecine, Santé et Sciences de la Vie : Sciences médicales, biomédicales et toutes les études relatives à la santé humaine et animale.

Exemples : Épidémiologie, neurosciences, biotechnologies, recherche pharmaceutique. Ecologie ? Génétique ? Eco-toxicologie ?

  • Physique : Etude des lois fondamentales qui régissent l’univers, allant de la mécanique classique à la physique quantique.

Exemples : Optique, physique nucléaire, thermodynamique, physique des particules, mécanique, électronique.

  • Sciences de l'agriculture : Étude des systèmes agricoles et de l’impact des pratiques agricoles sur l’environnement et la société.

Exemples : Agronomie, agroécologie, biotechnologies agricoles, sciences animales.

  • Sciences de la Terre et de l'Environnement : Etude des processus géologiques, climatiques et environnementaux, ainsi que sur l’impact des activités humaines sur les écosystèmes.

Exemples : Climatologie, océanographie, géologie, biologie, gestion des ressources naturelles.

  • Sciences Mathématiques : Recherche théorique et appliquée sur les structures et les relations mathématiques.

Exemples : Analyse, algèbre, statistiques, modélisation mathématique, arithmétique.

  • Sciences Sociales : Etude des comportements humains et des structures sociétales.

Exemples : Études démographiques, sociologie, anthropologie, psychologue, sciences politiques, économie comportementale, géographie humaine, civilisations.

  • Autre : Catégorie destinée aux disciplines qui ne trouvent pas leur place dans les autres domaines définis.

Remarque : les listes de domaines sont établies par l’OCDE pour garantir l’uniformité et l’interopérabilité des classifications. La liste proposée dans le formulaire est ajustée en fonction de l’entrepôt cible. Accédez à l'archive OCDE

Exemples :

"Sciences de la Terre et de l’Environnement", "Sciences Sociales; Arts et Sciences Humaines", "Chimie ; Sciences de la Terre et de l’Environnement"

Thématique(s)*

Le champ Thématique décrit les grands thèmes couverts par le produit de recherche. Il permet de classer et d'organiser les informations de manière qu'elles soient facilement accessibles et compréhensibles pour les utilisateurs. L’utilisation d’un vocabulaire contrôlé garantit l’uniformité dans la classification des produits de recherche et améliore leur visibilité. Les listes présentes dans le formulaire sont issues des thésaurus LOTERRE,INRAE et ISIDORE.

LOTERRE (Linked Open TErminology REsources) est une plateforme d’exposition et de partage de terminologies scientifiques multidisciplinaires et multilingues, conforme aux standards du web des données ouvertes et liées (LOD) ainsi qu’aux principes FAIR. Accéder à Loterre

INRAE Thesaurus est un ensemble organisé de termes qui expriment les concepts utiles à la description de contenus propres à un domaine de connaissance autour des domaines de l’INRAE. Il est également conforme aux standards web des LOD et aux principes FAIR. Accéder au thésaurus INRAE.

ISIDORE utilise des référentiels pour enrichir les données : le référentiel HAL, l'index des catégories thématiques d'Open Edition, le vocabulaire Rameau, les thésaurus Pactols, GEMET, GéoEthno et enfin le référentiel géographique Geonames. Plusieurs enrichissements sont effectués dont la « catégorisation » des données qui permet de relier les données à une discipline ou thématique scientifique et une adjonction de termes issus des différents référentiels, spécialisés dans les SHS. Accédez à ISIDORE

Recommandations :

  • Utilisez des termes issus du vocabulaire standardisé
  • Veillez à choisir la bonne langue avant d'effectuer votre recherche de vocabulaire.

Remarques : lorsqu’une thématique est choisie pour le produit de recherche, un lien URL vers la page de la thématique dans son thésaurus est généré automatiquement. Une fois le produit de recherche publié, il est possible pour le visiteur d’accéder directement à la page web de la thématique en cliquant dessus. La première thématique choisie apparait sur la vignette du catalogue.

Exemples :

"Zones humides" ; "Ecosystèmes aquatiques" (Thésaurus INRAE), "Pratiques culturelles" ; "Engagement civique" (Vocabulaire des sciences sociales), "Conductivité électrique" ; "Analyses chimiques" (Thésaurus INRAE)

Mot(s)-clé(s)* : basés sur un vocabulaire standard & libre(s)

Ces champs permettent de spécifier des termes et expressions qui représentent et décrivent les aspects importants du produit de recherche. Les mots-clés sont essentiels pour faciliter la recherche, le tri et le classement des données dans un entrepôt, améliorant ainsi leur visibilité et leur accessibilité pour les utilisateurs.

En fournissant une série de mots-clés, ces champs contribuent à faciliter l'accès et la réutilisation des produits de recherche en les rendant plus faciles à trouver pour les chercheurs et les utilisateurs intéressés.

Mots-clés basés sur un vocabulaire standard :

Les mots-clés sont basés sur un vocabulaire standardisé issu des thésaurus LOTERRE et INRAE.

  • LOTERRE (Linked Open TErminology REsources) est une plateforme d’exposition et de partage de terminologies scientifiques multidisciplinaires et multilingues, conforme aux standards du web des données ouvertes et liées (LOD) ainsi qu’aux principes FAIR. Accédez à Loterre
  • INRAE Thesaurus est un ensemble organisé de termes qui expriment les concepts utiles à la description de contenus propres à un domaine de connaissance autour des domaines de l’INRAE. Il est également conforme aux standards web des LOD et aux principes FAIR. Accédez au thésaurus INRAE.
  • ISIDORE utilise des référentiels pour enrichir les données : le référentiel HAL, l'index des catégories thématiques d'Open Edition, le vocabulaire Rameau, les thésaurus Pactols, GEMET, GéoEthno et enfin le référentiel géographique Geonames. Plusieurs enrichissements sont effectués dont la « catégorisation » des données qui permet de relier les données à une discipline ou thématique scientifique et une adjonction de termes issus des différents référentiels, spécialisés dans les SHS. Accédez à ISIDORE

Mots-clés libres :

Les mots-clés libres sont en texte libre, sans restriction d’un vocabulaire basés sur un vocabulaire standard.

Recommandations :

  • Pertinence et précision : Choisir des mots-clés qui sont représentatifs du produit de recherche.
  • Nombre de mots : Il est recommandé de fournir au moins trois mots-clés pour représenter le contenu du produit de recherche.
  • Combinaison des types : Utiliser à la fois des mots-clés contrôlés pour la standardisation et des mots-clés libres pour capturer des nuances spécifiques, ce qui enrichit la description des données.
  • Mise à jour : Revoir et mettre à jour les mots-clés en fonction des évolutions du contenu du produit de recherche ou des terminologies en usage.

Exemples :

produits de recherche Exemple 1 Exemple 2 Exemple 3
Mots-clés basés sur un vocabulaire standard Zones humides
Écosystèmes aquatiques
Biodiversité		 Engagement civique
Pratiques culturelles
Participation politique		 Conductivité électrique
Analyse chimique
Solutions aqueuses
Mots-clés libres Impact des changements climatiques sur les zones humides
Restauration des écosystèmes
Gestion des ressources en eau		 Mobilisation communautaire
Influence des traditions sur la politique
Activisme culturel		 Effets de la salinité sur la conductivité
Mesures expérimentales de la conductivité
Variabilité des résultats en fonction des concentrations

Etape 4 : Contact

Contact(s)*

Ce champ permet d’identifier une ou plusieurs personnes ou organismes disponibles à long terme pour répondre à des sollicitations d’utilisateurs du catalogue ou d’utilisateurs du produit de recherche publié. La désignation d’une personne permanente dans son organisme ou dans sa fonction assure la viabilité du contact sur le long terme.

Recommandations :

  • Indiquez au moins un contact d'une personne permanente : c’est-à-dire des personnes qui sont régulièrement disponibles pour répondre aux questions sur le produit de recherche. Cela assure une continuité dans la communication.

  • Vérifiez l’exactitude des informations : assurez-vous que les informations fournies sont correctes pour éviter que les utilisateurs ne se retrouvent avec des contacts obsolètes.

  • Utilisez les codes ORCID : pour identifier de manière unique les chercheurs.

  • Si des informations sensibles sont partagées, veillez à respecter les réglementations sur la protection des données personnelles.


Création d’une fiche de contact :
Il est possible de rechercher une personne dans deux annuaires : ORCID ou La Rochelle Université. Si la personne est présente dans ces annuaires, les champs seront automatiquement complétés. Si la personne ou l’organisme n’est pas répertorié, vous pouvez remplir librement les champs Nom, Prénom, Email, Affiliation. L’affiliation est à sélectionner dans la liste du Research Organization Registry (ROR).


Rechercher un contact :
Si vous avez déjà créé une fiche contact pour une personne, il vous suffit de taper son nom dans la barre de recherche prévue à cet effet. La personne sera automatiquement ajoutée à la liste des contacts avec les informations présentes dans sa fiche. Veillez à vérifier les informations si vous constatez un changement de statut ou d’affiliation.


Modifier une fiche contact :
Une fois un contact ajouté, il est possible de modifier sa fiche contact en appuyant sur l’icône en forme de crayon située en haut à droite de la fiche contact.

Auteur(s)*

Ce champ permet d’identifier une ou plusieurs personnes ou organismes qui ont joué un rôle essentiel dans la création, l’analyse ou le traitement du produit de recherche publié.

Recommandations :

  • Vérifiez l’exactitude des informations : assurez-vous que les informations fournies sont correctes pour éviter que les utilisateurs ne se retrouvent avec des contacts obsolètes.

  • Utilisez les codes ORCID : pour identifier de manière unique les chercheurs.

  • Si des informations sensibles sont partagées, veillez à respecter les réglementations sur la protection des données personnelles.


Création d’une fiche de contact :
Il est possible de rechercher une personne dans deux annuaires : ORCID ou La Rochelle Université. Si la personne est présente dans ces annuaires, les champs seront automatiquement complétés. Si la personne ou l’organisme n’est pas répertorié, vous pouvez remplir librement les champs Nom, Prénom, Email, Affiliation. L’affiliation est à sélectionner dans la liste du Research Organization Registry (ROR).


Rechercher un contact :
Si vous avez déjà créé une fiche contact pour une personne, il vous suffit de taper son nom dans la barre de recherche prévue à cet effet. La personne sera automatiquement ajoutée à la liste des contacts avec les informations présentes dans sa fiche. Veillez à vérifier les informations si vous constatez un changement de statut ou d’affiliation.


Modifier une fiche contact :
Une fois un contact ajouté, il est possible de modifier sa fiche contact en appuyant sur l’icône en forme de crayon située en haut à droite de la fiche contact.

Contributeurs(s)

Ce champ permet d’identifier toute personne ou organisme ayant participé à la création, à l’analyse, au traitement, à l’accessibilité ou au financement du produit de recherche. Un contributeur est défini par son rôle et sa fiche de contact.

Recommandations :

  • Vérifiez l’exactitude des informations : assurez-vous que les informations fournies sont correctes pour éviter que les utilisateurs ne se retrouvent avec des contacts obsolètes.

  • Utilisez les codes ORCID : pour identifier de manière unique les chercheurs.

  • Si des informations sensibles sont partagées, veillez à respecter les réglementations sur la protection des données personnelles.

Sélection du rôle du contributeur :

Une liste déroulante permet de définir le rôle du contributeur à ajouter sur sa fiche contact pour le produit de recherche publié.

Liste des rôles possibles
  • Gestionnaire de données : Personne responsable de l’organisation, du stockage et de l’accessibilité des données.
  • Auteur des métadonnées : Personne ou entité chargée de créer et maintenir les métadonnées décrivant les données.
  • Chargé de la collecte de données : Individu ou groupe responsable de la collecte des données selon une méthodologie définie.
  • Chef de projet : Responsable principal du projet, assurant sa coordination et son bon déroulement.
  • Chef de groupe de travail : Personne encadrant une équipe travaillant sur un aspect spécifique du projet.
  • Chercheur : Individu menant des recherches et exploitant les données pour en tirer des conclusions scientifiques.
  • Curateur de données : Professionnel s’occupant de la gestion, de la préservation et de la mise à disposition des données.
  • Détenteur des droits : Personne ou entité possédant les droits de propriété intellectuelle sur les données.
  • Éditeur : Organisme ou individu publiant et diffusant les données ou les résultats de recherche.
  • Établissement hôte : Institution/Organisme hébergeant le projet ou la base de données.
  • Gestionnaire de projet : Responsable de l’organisation, du suivi et de l’exécution du projet.
  • Groupe de recherche : Ensemble de chercheurs collaborant sur un sujet d’étude.
  • Membre du projet : Toute personne participant activement au projet.
  • Financeur : Entité/Organisme finançant le projet ou la collecte des données.
  • Personne associée : Individu ayant un lien indirect avec le projet (ex. : conseiller, collaborateur externe).
  • Agence d’enregistrement : Organisation attribuant des identifiants uniques aux produits de recherche.
  • Autorité d’enregistrement : Entité régulant l’attribution et la gestion des identifiants de données.
  • Sponsor : Organisation ou individu soutenant financièrement ou matériellement le projet.
  • Responsable : Personne ou organisme ayant une responsabilité officielle dans le projet ou la gestion des données.
  • Autre : Catégorie englobant les rôles ne figurant pas explicitement dans cette liste


Création d’une fiche de contact :
Il est possible de rechercher une personne dans deux annuaires : ORCID ou La Rochelle Université. Si la personne est présente dans ces annuaires, les champs seront automatiquement complétés. Si la personne ou l’organisme n’est pas répertorié, vous pouvez remplir librement les champs Nom, Prénom, Email, Affiliation. L’affiliation est à sélectionner dans la liste du Research Organization Registry (ROR).


Rechercher un contact :
Si vous avez déjà créé une fiche contact pour une personne, il vous suffit de taper son nom dans la barre de recherche prévue à cet effet. La personne sera automatiquement ajoutée à la liste des contacts avec les informations présentes dans sa fiche. Veillez à vérifier les informations si vous constatez un changement de statut ou d’affiliation.


Modifier une fiche contact :
Une fois un contact ajouté, il est possible de modifier sa fiche contact en appuyant sur l’icône en forme de crayon située en haut à droite de la fiche contact.

Etape 5 : Localisation

Pays

Ce champ permet d’indiquer dans quel pays les données sont géolocalisées. Il devient obligatoire si le champ Ville et/ou le champ Autre est renseigné. Ce champ est automatiquement renseigné avec la valeur du champ Ville si celui-ci a une valeur.

Pour ajouter le pays, commencez à taper le nom du pays dans la barre de recherche avant de valider celui-ci dans la liste déroulante pour l’ajouter aux métadonnées.

L’option "Ajouter l’étendue sur la carte" permet de tracer automatiquement un rectangle de délimitation géographique sur l’emprise du pays choisi.

La liste des pays proposés est issue de l'application Dataverse qui elle même vient de l’ISO 3166-1. L’emprise géographique provient de la base de données OpenStreetMap.

Exemples :

France, Espagne, Canada...

Ville

Ce champ permet de préciser la ville visée par les données. Commencez à taper le nom d’une ville dans la barre de recherche avant de valider celui-ci dans la liste déroulante pour l’ajouter aux métadonnées.

L’option "Ajouter l’étendue sur la carte" permet de tracer automatiquement un rectangle de délimitation géographique sur l’emprise de la ville choisie.

La liste des villes proposées et leur emprise géographique sont issues de la base données Geonames.

Recommandation :

  • Si une ville est renseignée dans les métadonnées, le champ Pays devient obligatoire.

Exemples :

La Rochelle, Niort, Bordeaux...

Autre

Ce champ permet de préciser un ou plusieurs autres lieu(x) (quartier, région, département, parc naturel, monument, entreprise, lieu notoire...) visé(s) par les données. Tapez le nom du lieu dans la barre de recherche et appuyez sur "Rechercher". Sélectionnez l’échelon administratif désiré dans la liste déroulante des résultats pour l’ajouter aux métadonnées.

L’option "Ajouter l’étendue sur la carte" permet de tracer automatiquement un rectangle de délimitation géographique sur l’emprise de l’échelon administratif choisi.

Les noms et les emprises proviennent de la base de données OpenStreetMap.

Recommandation :

  • Si ce champ est renseigné, le champ Pays devient obligatoire.

Exemple :

Parc naturel régional du Marais Poitevin

Etendue(s)

Ce champ permet d‘ajouter des emprises géographiques précises avec les coordonnées latitude/longitude (nord/sud, est/ouest). Elles sont automatiquement générées à partir des champs Pays, Ville et Autre si l’option a été sélectionnée, mais il est également possible d’ajouter sa propre emprise.

Recommandation :

  • Unité : les longitudes et latitudes sont en degrés.
  • Précision : il n’est pas nécessaire de préciser au-delà du centième de degré.
  • Système de coordonnées : WGS 84 (le plus couramment utilisé)

Exemple :

Longitude ouest : -5.45 ; Longitude est : 9.87 ; Latitude nord : 51.27 ; Latitude sud : 41.26

Résolution spatiale

Ce champ permet de décrire le niveau de détail géographique du produit de recherche.

  • Données raster : mètres / kilomètres
  • Données vectorielles : en échelle des capteurs terrains, en mètres

Recommandation :

  • Assurez la correspondance entre la résolution annoncée et la réalité des données déposées.

Exemples :

10m ; 1:25000 ; relevés GPS tous les 5 mètres

Système de coordonnées

Ce champ permet de renseigner, dans la liste prédéfinie, le système de coordonnées choisi pour les données.

Cette liste est issue de la base de données de librairie PROJ, qui recense les systèmes de coordonnées internationaux (dont ceux de l’IGN France pour les systèmes de coordonnées français comme le Lambert 93).

Recommandations :

  • Utilisez des systèmes communs comme WGS 84 (EPSG:4326) ou Lambert 93 (EPSG:2154) : ces systèmes sont standardisés et utilisés par la plupart des données GPS et services en ligne comme Google Maps et OpenStreetMap.
  • Evitez les systèmes obsolètes ou trop spécifiques : certains systèmes locaux ou historiques peuvent compliquer l’interopérabilité des données (ex : NTF France, ED50).
  • Documentez toute conversion d’un système de coordonnées à un autre pour garantir la précision des données.
  • Indiquez le code EPSG lors de votre recherche pour éviter toute ambiguïté. Accédez au moteur de recherche EPSG

Exemples :

WGS 84 (EPSG:4326) RGF93 v2/Lambert-93 (EPSG:9794) RGM04/UTM zone 38S (EPSG:4471)

Etape 6 : Dépôt

Glissez et déposez vos fichiers dans l’emplacement prévu à cet effet.

Il est possible d’ajouter jusqu’à 100 fichiers par dépôt.

Un fichier ne peut pas dépasser 5 Go.

Le volume total autorisé par dépôt est de 10 Go.

Recommandations :

  • Vérifier les conditions limites de dépôt : taille maximum, nombre maximum.
  • Choisissez des formats ouverts : garantissant l’interopérabilité et la prise en main facile des utilisateurs.
  • Accédez ici à FACILE : le service de validation de format du CINES.
  • Accédez ici au quiz du CNRS sur Doranum pour les formats ouverts

Remarque : les fichiers sont stockés sur notre serveur tant que le produit de recherche est en statut "brouillon" (c’est-à-dire non publié). Notre espace de stockage sur le notre serveur est limité, chaque utilisateur a un quota de 25 Go de "brouillons". Par conséquent, il est recommandé de ne pas accumuler trop de "brouillon" contenant de gros fichiers. Les limites de dépôt peuvent également varier en fonction de l’entrepôt cible. Contactez-nous si vous avez besoin d’un espace supplémentaire.

Licence*

Ce champ permet d’indiquer sous quelle licence le produit de recherche déposé est disponible. Une licence définit les restrictions et les autorisations d’utilisations des données en explicitant ce que les utilisateurs peuvent faire avec celles-ci.

La licence sélectionnée s’appliquera à l’ensemble des fichiers déposés.

Recommandations :

  • Les licences Etalab et Creative Commons sont les plus couramment utilisées pour leur adaptabilité et les autorisations adaptées à la recherche.
  • Les licences disponibles dépendent de l’entrepôt choisi.
  • La licence peut être modifiée après publication.

La liste complète des licences issues de l’entrepôt Nakala est à retrouver ici.

Plus d’infos sont à retrouver sur Doranum avec un module d’aide au choix de la licence.

Remarque : si vous réutilisez des données, vérifiez que la licence de celles-ci est compatible avec la licence que vous avez choisie pour votre propre dépôt.

Exemples :

La licence Etalab 2.0 est une licence libre, gratuite et permet de réutiliser, redistribuer et d’adapter les données, même commercialement. Elle exige la transparence et la qualité des données en obligeant la mention de la paternité. Source : Etalab

Accédez aux ressources

Embargo

Ce champ permet d’ajouter un embargo à vos fichiers. L’embargo permet aux utilisateurs de lire la fiche de métadonnées associée sans pour autant avoir accès au téléchargement des fichiers.

Cet embargo protège vos fichiers jusqu’à ce qu’ils soient disponibles (après une publication, à la fin d’un contrat, d’un projet...).

Recommandation :

  • La fin d’embargo rendra automatiquement vos fichiers disponibles au téléchargement.

Date de fin d’embargo & Commentaire

Ces champs permettent d’indiquer la date de fin d’embargo et la raison de cet embargo ou un commentaire.

Remarques : la date maximale de fin d’embargo est d’une durée maximale de 18 mois.

Attention !

Une fois une date d’embargo configurée et le produit de recherche publié, il n’est plus possible de la modifier ni de la supprimer.

Recommandations :

  • Format de la date : via le selecteur de date (JJ/MM/YYYY).
  • La fin d’embargo rendra automatiquement vos fichiers disponibles au téléchargement.
  • La date de fin d’embargo n’est pas modifiable après publication, veillez donc à ne pas faire d’erreur.

Etape 7 : Annexes

Les annexes sont des documents complémentaires à votre dépôt.

Bien qu’elles ne soient pas obligatoires, il est fortement recommandé de passer en revue la liste des différents types d’annexe afin d’apporter un maximum d’informations.

Les annexes contribuent à un meilleur référencement des publications et projets associés et peuvent également fournir des solutions ou des moyens d’utilisation de vos données.

Les champs suivants décrivent les différents types d’annexe.

Publication

Ce champ duplicable permet d’indiquer les publications liées aux données déposées.

Remarque : la publication doit posséder son DOI pour apparaitre en annexe de votre produit de recherche.

Citation

Indiquez le nom de(s) auteur(s), la date, le titre et la date de publication.

Recommandation :

  • Utilisez le format habituel de citation scientifique.

DOI

Indiquez le DOI de la publication.

URL

Indiquez l’url direct vers la page web de la revue où votre publication est publiée.

Sources des données

Ce champ permet d’indiquer des informations sur l’origine des données brutes : un livre, un article, une base de données. Il est essentiel pour assurer la transparence, la reproductibilité et la bonne citation des sources.

Recommandation :

  • Citez précisément la source avec une référence ou un DOI si possible, ajoutez un lien pérenne, mentionnez la version ou la date de la source utilisée.

Exemples :

produit de recherche officiels comme INSEE, Copernicus ; base de données existante (OpenStreetMap...) ou données historiques ; Publications scientifiques (rapport, thèse, article...)

Jeu de données associé

Ce champ duplicable permet d’indiquer si les fichiers déposés sont en lien avec un autre jeu de données déjà déposé. Il permet d’établir un lien et d’améliorer la traçabilité, la réutilisation et la contextualisation des données

Recommandation :

  • Clarifiez la relation des deux produits de recherche : complément, réutilisation, mise à jour....

Remarque : le produit de recherche annexé doit posséder son DOI pour apparaitre dans les métadonnées de votre produit de recherche.

Référence

Indiquez la référence ou le titre du produit de recherche à annexer.

DOI

Indiquez le DOI du produit de recherche à annexer.

URL

Indiquez le lien web direct vers la page des métadonnées du produit de recherche à annexer.

Projet

Ce champ permet d’identifier à quel projet votre produit de recherche se rapporte. Permet de documenter le projet de recherche à l'origine de la production des données. Cela assure une meilleure traçabilité et visibilité du cadre dans lequel les données ont été générées et permet de filtrer les produits de recherche par projet de recherche.

Titre

Exemple :

LIFE Résilience climatique du Marais Poitevin ; WP2, 2.2

Acronyme du projet

Recommandation :

  • Ajoutez les identifiants spécifiques à vos projets comme l’identifiant CORDIS pour les projets de l’Union Européenne.

Exemple :

LIFE MARAISILIENCE

URL

Lien direct vers la page web du projet.

Logiciel / Langage informatique

Ce champ permet d’indiquer le nom et la version du logiciel ou du langage informatique utilisé pour produire, analyser ou lire le produit de recherche.

Recommandations :

  • N’utilisez pas d’acronyme ou d’abréviations non présents dans le langage courant.
  • Indiquez la version la plus précise possible.
  • Indiquez la liste, le cas échéant, de plugins et ou modules complémentaires.

Exemples :

QGIS 3.42.0, ArcGIS Pro 3.0, RStudio, Visual Studio Code, Python 3.8, Jupyter Notebooks...

Code / Forge Logiciel

Ce champ permet de joindre au produit de recherche le lien vers un dépôt de code informatique (GitLab, GitHub, Software Heritage...) où les codes utiles pour lire, analyser ou générer les données sont stockés.

Recommandation :

  • Assurez-vous que votre code est accessible au public

Exemples :

https://gitlab.univ-lr.fr/galactic/public/src/io/data/galactic-io-data-core

Plan de gestion des données

Ce champ permet de renseigner une URL vers le plan de gestion de données associé à ce produit de recherche.

Recommandation :

  • Si vous n'avez pas de PGD pour votre projet mais souhaitez en faire un, vous pouvez nous contacter.

Consultez DMP OPIDoR pour obtenir des informations, des modèles et une assistance sur la rédaction d'un plan de gestion de données.

README

Ce champ permet d’ajouter un texte ou un lien vers un fichier README (LISEZMOI) pour fournir des informations détaillées sur le contexte de production et/ou les données présentes dans les fichiers. Il complète les métadonnées saisies lors du dépôt du produit de recherche, le dictionnaire de données (qu'il peut également inclure) et d'autres supports de documentation accessibles. Un README est généralement diffusé dans un format ouvert et largement utilisé, comme le texte brut (txt) ou le markdown (md).

Exemples :

Recherche Data Gouv propose un modèle de README complet ici.

Autre

Ce champ permet d’ajouter tout texte ou lien vers tout autre type d'informations, telles qu’un identifiant pérenne ou une citation, concernant tout matériel lié à ce produit de recherche par exemple des annexes ou des échantillons.

Illustration

Ce champ permet de fournir un lien vers une image représentant le produit de recherche. Il peut s’agir d’une représentation de la donnée ou d’une carte basée sur celle-ci. Cette image apparaitra sur la fiche de métadonnées dans le catalogue.

Par défaut, une image issue des thématiques choisies sera attribuée à la vignette du catalogue.

Recommandations :

  • Privilégiez des formats ouverts : jpg, jpeg, bmp, gif, tif ou png.
  • Vérifiez que votre image est libre de droit.

Généalogie

Ce champ permet d’indiquer l’historique du traitement et/ou qualité générale de la donnée.

Recommandations :

  • Indiquez si une méthode particulière lors du traitement a été appliqué, ou encore si des modifications significatives ont été effectuées par rapport aux données brutes.
  • Indiquez le plus précisément possible le nom de méthodes, qu'elles soient statistiques ou calculatoires pour permettre de facilement rechercher leur contenu.

Exemples :

ACP, régressions, ...